Migrar de Google Workspace a Microsoft 365: guía

Cómo traducir la colaboración de Google Workspace a Microsoft 365

Migrar de Google Workspace a Microsoft 365 requiere decidir dónde trabajará cada tipo de información. El contenido personal y el documental compartido por un departamento no deberían recibir el mismo destino por defecto. Hay que revisar propiedad, colaboración y mantenimiento futuro antes de asignarlo a OneDrive, SharePoint o al espacio de trabajo que corresponda.

En un ejemplo ilustrativo, una unidad compartida contiene propuestas comerciales gestionadas por varias personas. Trasladar todo a la cuenta personal de un empleado puede introducir una dependencia que no existía en el modelo departamental. El responsable debe aprobar un destino con propietarios y grupos adecuados. La herramienta de migración se configura después conforme a esa decisión, en lugar de utilizar su valor predeterminado como diseño organizativo.

Los documentos también necesitan pruebas de uso. Una hoja con fórmulas, un archivo vinculado o una automatización pueden comportarse de manera distinta fuera de su entorno original. El piloto debe incluir los formatos y procesos que la empresa considera críticos, y registrar si se mantienen, se adaptan o necesitan otra solución. La conversión de un archivo no demuestra por sí sola equivalencia funcional.

Cómo coordinar correo, calendarios e identidad durante el cambio

La preparación del usuario va más allá de crear su buzón de destino. Se revisan direcciones, grupos, calendarios compartidos y las aplicaciones que utilizan la cuenta para iniciar sesión. El mapa de identidades debe permitir relacionar las personas y los permisos sin generar cuentas duplicadas cuando ya existe información en el tenant de Microsoft 365.

El piloto incluye un ciclo habitual de correo y calendario: enviar, responder, localizar mensajes, abrir adjuntos y atender una reunión. Después se comprueba el acceso desde los dispositivos previstos y desde una aplicación empresarial relevante. Estas pruebas detectan tareas de acompañamiento que deben incluirse en la ventana de cambio y evitan que el proyecto se dé por terminado antes de que el usuario pueda trabajar.

Qué significa realmente migrar Google Workspace a Microsoft 365

Una migración completa puede afectar a varias plataformas al mismo tiempo. Por un lado está el correo: Gmail, Google Calendar y Google Contacts deben transformarse en buzones Exchange Online que los usuarios utilizarán normalmente desde Outlook y Outlook on the web. Por otro está la información documental. Los datos almacenados en Google Drive deben distribuirse entre OneDrive y SharePoint según su propiedad y uso.

También existe una capa de identidad. Los usuarios de Google Workspace deben tener una identidad adecuada dentro de Microsoft Entra ID, con sus grupos, dominios, licencias y controles de seguridad. Finalmente está la colaboración: Google Chat, Meet, Shared Drives y otros mecanismos de trabajo tienen que traducirse a la nueva forma de trabajar con Teams, SharePoint, OneDrive y Microsoft 365.

Cuándo tiene sentido migrar de Google Workspace a Microsoft 365

No existe una razón universal por la que Microsoft 365 sea siempre mejor que Google Workspace. Ambas plataformas son maduras y cada una puede encajar correctamente en diferentes organizaciones. La migración suele tener sentido cuando existe una necesidad concreta de estandarización o integración. Uso intensivo de Microsoft Office. Las empresas que trabajan continuamente con Word, Excel, PowerPoint y Outlook pueden preferir que correo, archivos y colaboración formen parte del mismo ecosistema.

Adopción de Microsoft Teams. Teams puede convertirse en el punto central para reuniones, chats, canales, documentos y aplicaciones de Microsoft 365. Pero para aprovecharlo correctamente también necesitamos organizar SharePoint, OneDrive, permisos e identidad. Consolidación tecnológica. En grupos empresariales donde la plataforma corporativa es Microsoft 365, mantener una filial en Google Workspace puede generar administración duplicada, identidades separadas y herramientas diferentes.

Fusiones y adquisiciones. Cuando una empresa adquirida utiliza Google Workspace y la matriz utiliza Microsoft 365, la migración puede formar parte del proceso de integración empresarial. Identidad y seguridad. Algunas organizaciones quieren centralizar autenticación, aplicaciones, dispositivos y controles de acceso alrededor de Microsoft Entra ID y el resto de la plataforma Microsoft.

Qué puede migrarse desde Google Workspace

No todos los componentes utilizan la misma herramienta ni tienen la misma fidelidad.

Qué ofrece Microsoft actualmente para migrar desde Google

Microsoft ha ampliado considerablemente sus herramientas propias y actualmente ofrece una experiencia de migración de Google Workspace desde Microsoft 365 que agrupa diferentes workloads. Es importante separar los dos principales. Correo: Exchange Online Migration. Para Gmail, Microsoft dispone de migración específica hacia Exchange Online que puede tratar correo, calendario, contactos y reglas. Además existen procedimientos adicionales para permisos, delegaciones, salas, recursos y tareas.

Archivos: Migration Manager

Para Google Drive, Microsoft utiliza Migration Manager, integrado en Microsoft 365. Migration Manager permite:

Referencia oficial: Microsoft – Migrate Google Workspace to Microsoft 365 with Migration Manager.

Assessment: conocer Google antes de construir Microsoft 365

El mayor error sería crear el tenant destino basándonos en suposiciones. Antes necesitamos saber qué existe realmente en Google.

El volumen no es el único factor

Un usuario con 200 GB de Drive puede ser fácil de migrar si sus datos son personales y tienen pocos permisos. Una Shared Drive de 20 GB puede requerir mucho más análisis si contiene cientos de personas, accesos externos y documentación utilizada por diferentes departamentos.

Usuarios y Microsoft Entra ID

Los datos no deberían migrarse antes de resolver correctamente quién será su propietario en Microsoft 365. Las identidades destino condicionan el correo, los permisos SharePoint, OneDrive y la experiencia del usuario. UPN y dirección de correo. El usuario puede mantener una identidad como: ana.garcia@empresa.com pero esa dirección debe existir y estar preparada en Microsoft 365 antes de que el resto de workloads puedan relacionarse correctamente con ella.

Usuarios que no deben trasladarse. También es habitual descubrir durante el assessment: cuentas antiguas, usuarios suspendidos, cuentas de servicio, usuarios de pruebas y buzones que ya no tienen un propietario válido. No todos deberían convertirse automáticamente en una licencia Microsoft 365.

Google Identity Sync: una capacidad nueva que merece conocerse

Microsoft dispone actualmente de Google Identity Sync, una funcionalidad orientada a facilitar la preparación de usuarios y grupos antes de migrar el resto de los workloads. La sincronización es unidireccional desde Google Workspace hacia Microsoft 365. Disponibilidad actual. Microsoft documenta actualmente Google Identity Sync para tenants con menos de 300 usuarios licenciados. Para organizaciones mayores deberá revisarse el estado de la funcionalidad en el momento del proyecto y utilizarse otro método de provisioning si todavía no está disponible.

Qué hace con los usuarios.

No es una sincronización destructiva. Si posteriormente se elimina un usuario en Google, Google Identity Sync no elimina automáticamente el usuario correspondiente en Microsoft Entra ID. Esto reduce el riesgo de utilizar la sincronización como un mecanismo de borrado no intencionado, pero obliga a gestionar el ciclo de vida final de forma consciente. Referencia oficial: Microsoft – Google Identity Sync.

Google Groups: no todos deben convertirse en el mismo tipo de grupo

Un Google Group puede utilizarse para tareas distintas. Por eso migrar el nombre y los miembros no es siempre suficiente.

Google Identity Sync y grupos. Dentro de su alcance actual, Google Identity Sync puede sincronizar Google Groups y crear grupos de Microsoft 365 para los grupos compatibles. Esto puede reducir trabajo en escenarios pequeños, pero no significa que todo Google Group deba transformarse funcionalmente en un Microsoft 365 Group. Durante el diseño seguimos recomendando revisar para qué se utiliza realmente cada grupo.

Migración de Gmail a Exchange Online

Para empresas no recomendamos tratar Gmail simplemente como un servidor IMAP cuando existen herramientas específicas capaces de obtener más información. Microsoft dispone actualmente de migración específica de Google Workspace mediante Exchange Online. Qué puede trasladar el procedimiento principal.

Además, Microsoft dispone ahora de procedimientos específicos para otros componentes como delegaciones, permisos, salas, recursos y tareas. Por qué es preferible a IMAP para Google Workspace empresarial. IMAP únicamente proporciona mensajes y carpetas. Una migración diseñada específicamente para Google Workspace puede acceder también a calendario y contactos y ofrece mejores posibilidades para tratar funcionalidades propias de Gmail. Referencia oficial: Microsoft – Automated Google Workspace Migration.

Simplified Gmail Migration y proyectos de mayor tamaño

Microsoft dispone de distintas experiencias dependiendo del tamaño del entorno Google. Simplified Gmail Migration. La documentación actual de Microsoft define Simplified Gmail Migration (SGM) para entornos Google Workspace con un máximo de 1.000 buzones en origen. La experiencia permite descubrir buzones y seleccionar: qué usuarios migrar, qué periodo de información trasladar, tipos de datos y etiquetas o carpetas incluidas.

Buzones grandes. La experiencia distingue también entre buzones de tamaño normal y buzones grandes, por lo que el volumen debe conocerse antes de iniciar el proyecto. Más de 1.000 usuarios. Microsoft dirige los entornos mayores hacia su experiencia de migración para tenants Google de gran tamaño. Esto demuestra por qué no conviene definir la arquitectura únicamente diciendo “utilizaremos la herramienta nativa”. Incluso dentro del ecosistema Microsoft existen diferentes flujos.

Referencia oficial: Microsoft – Simplified Gmail Migration.

Etiquetas de Gmail frente a carpetas de Outlook

Esta es una de las diferencias funcionales que más conviene explicar a los usuarios. Gmail utiliza etiquetas. Un mensaje puede estar asociado a varias etiquetas simultáneamente sin que existan varias copias físicas del mensaje. Outlook y Exchange trabajan principalmente con una estructura de carpetas. Por eso una estructura Gmail como: Cliente A + Factura + Pendiente no tiene necesariamente una traducción perfecta a tres carpetas Exchange.

Qué implica para la migración. Dependiendo del método, las etiquetas pueden transformarse en carpetas o tratarse según las reglas de la herramienta. Durante el piloto conviene seleccionar usuarios que utilicen intensivamente labels y confirmar: qué estructura obtendrán en Outlook y si el resultado es comprensible para ellos.

Elementos de Gmail que necesitan atención especial

Incluso utilizando la migración específica de Microsoft existen diferencias de plataforma.

Tamaño de mensajes. Microsoft documenta actualmente un límite predeterminado de 35 MB por mensaje en su migración Google, configurable hasta 150 MB. Este tipo de límite debe revisarse antes de cada proyecto porque puede cambiar. Contactos con muchas direcciones. La documentación actual indica un máximo de tres direcciones de correo electrónico migradas por contacto mediante el procedimiento correspondiente. Referencia oficial: Microsoft – Google Workspace automated batch migration overview.

Migración de Google Calendar a Exchange Online

El calendario es un componente crítico porque una incidencia no afecta únicamente a datos históricos. Puede afectar a reuniones futuras. Qué deberíamos probar.

Reuniones futuras y cambio de plataforma. También debemos distinguir el calendario de la plataforma utilizada para la reunión. Una cita puede migrar correctamente a Outlook y seguir conteniendo un enlace de Google Meet. La decisión sobre si las reuniones futuras deben mantenerse, recrearse o modificarse dependerá de la estrategia de colaboración y del impacto aceptable.

Permisos, delegados, salas, recursos y tareas

Microsoft ha ampliado la migración Google Workspace con procedimientos específicos para elementos que anteriormente podían requerir una reconstrucción mucho más manual. La documentación actual incluye:

Esto no significa que debamos asumir una equivalencia perfecta. Son precisamente los elementos que más conviene probar en el piloto porque pueden contener reglas, comportamientos o permisos diferentes entre Google y Exchange. Referencia oficial: Microsoft – Permissions, Delegates, Rooms, Resources and Tasks Migration.

Migración de Google Contacts

Los contactos pueden parecer menos importantes que el correo hasta que el usuario comercial abre Outlook el lunes y descubre que no encuentra a ninguno de sus clientes habituales. Por eso deben incluirse en las pruebas. Qué revisar.

Migrar Google Drive a Microsoft 365

La migración documental debería diseñarse de forma separada a Gmail. Microsoft utiliza actualmente Migration Manager para trasladar contenido desde Google Drive hacia OneDrive y SharePoint. El proceso no es un simple drag-and-drop. Migration Manager puede analizar Drives antes de moverlos, generar informes, relacionar identidades y migrar metadata y permisos cuando existen mappings adecuados. Una diferencia fundamental: los datos se copian.

Migration Manager no elimina los originales de Google. Durante la migración: el contenido se copia hacia Microsoft 365 y continúa existiendo en Google Drive. Esto es muy útil para reducir riesgos, pero crea una nueva necesidad operativa: decidir en qué momento los usuarios deben dejar de modificar el origen. Referencia oficial: Microsoft – Migrate Google Files to Microsoft 365.

My Drive: ¿OneDrive o SharePoint?

La asociación habitual es: My Drive → OneDrive. Pero no debería aplicarse sin revisar el contenido. Un usuario puede tener dentro de My Drive documentos que utiliza todo su departamento porque históricamente se compartieron desde su cuenta. Si ese usuario abandona la empresa, esa documentación no debería depender de su OneDrive.

Una migración es una buena oportunidad para corregir contenidos que dependen del propietario equivocado.

Shared Drives: SharePoint suele ser la equivalencia natural

Las Shared Drives son organizativas por diseño y, por tanto, suelen mapearse mejor a SharePoint. Pero una Shared Drive no tiene por qué convertirse automáticamente en un único sitio SharePoint. Podemos necesitar: agrupar varias unidades, separar una unidad demasiado grande o mapearla hacia diferentes sitios según departamentos, proyectos o requisitos de permisos. Qué analizamos antes.

Cómo funciona Migration Manager para Google Workspace

La metodología actual de Microsoft resulta especialmente útil porque incorpora una fase de análisis antes de mover datos. 1. Conectar Google. Se instala y autoriza la aplicación de migración correspondiente en Google Workspace. 2. Scan & Assessment. Se seleccionan las Drives y se realiza un escaneo. El objetivo es encontrar problemas antes de la ejecución. 3. Añadir a la lista de migración.

Las unidades listas pasan al proyecto de migración. 4. Revisar los destinos. Se define qué Drive termina en qué OneDrive o ubicación SharePoint. 5. Mapear identidades. Usuarios, grupos y dominios Google se relacionan con sus correspondientes objetos Microsoft. Este paso resulta esencial para conservar permisos correctamente. 6. Migrar y monitorizar. Se ejecutan los jobs y posteriormente se revisan informes y errores.

Un estado “Completed” no significa ausencia total de incidencias. Microsoft documenta que determinados elementos no soportados pueden generar errores a nivel de archivo y, aun así, permitir que la tarea global aparezca como completada. Por eso los informes detallados deben revisarse.

Qué ocurre con Google Docs, Sheets, Slides, Forms y otros elementos

Uno de los temores habituales es qué ocurre con los formatos propietarios de Google. Migration Manager utiliza la API de exportación de Google para convertir los principales tipos documentales.

Conversión no significa fidelidad perfecta

Un Google Sheet sencillo probablemente resulte fácil de convertir. Una hoja con fórmulas complejas, vínculos, scripts, complementos o funcionalidades específicas de Google merece probarse manualmente. Lo mismo ocurre con documentos muy elaborados y presentaciones con componentes específicos. Referencia oficial: Microsoft – Unsupported Files in Migration Manager.

Permisos de Google Drive y SharePoint

Migration Manager puede trasladar permisos cuando las identidades están correctamente mapeadas. Este punto es especialmente importante en Shared Drives. Google Groups. Si una Shared Drive utiliza un Google Group para conceder acceso, necesitamos que exista una identidad o grupo equivalente en Microsoft 365 y realizar el mapping correspondiente. No confundas transferencia de permisos con auditoría de permisos. Que técnicamente podamos reconstruir un permiso no significa que debamos conservarlo.

Antes de trasladar accesos antiguos recomendamos revisar: usuarios inactivos, proveedores que ya no trabajan con la empresa, grupos sin propietario y accesos que se concedieron temporalmente hace años.

Qué ocurre con los enlaces compartidos y usuarios externos

Esta es una limitación importante que debería explicarse antes de la migración. Enlaces externos. Microsoft indica actualmente que Migration Manager no recrea automáticamente los enlaces de compartición externa. Los nuevos enlaces deberán establecerse posteriormente en Microsoft 365 cuando sigan siendo necesarios. Colaboradores externos. Migration Manager tampoco vuelve a compartir automáticamente contenido con colaboradores externos. Es una decisión deliberada de seguridad.

Eso significa que el proyecto debe incluir una revisión del acceso externo:

Esto puede ser una ventaja. Aunque añade trabajo, evita trasladar automáticamente años de enlaces externos y accesos históricos sin comprobar si siguen siendo válidos. Referencia oficial: Microsoft – Migration Manager Google FAQs.

Migraciones incrementales: qué ocurre si Google sigue cambiando

Migration Manager permite volver a ejecutar una migración y realizar una sincronización diferencial. Esto facilita un modelo de premigración. Ejemplo. Podemos copiar gran parte del contenido el lunes, permitir que los usuarios continúen trabajando en Google y ejecutar otra pasada antes del cutover. En la siguiente ejecución se procesan principalmente archivos nuevos o modificados.

Pero no reorganices el origen durante la migración

Microsoft advierte de una consecuencia importante. Si durante la transición renombramos carpetas o modificamos estructuras, Migration Manager puede interpretar esos cambios como contenido nuevo y generar duplicados.

La limpieza estructural debería realizarse preferentemente antes de iniciar la migración o después de finalizarla, no en medio de las sincronizaciones. Los archivos originales permanecen en Google. Por tanto, durante un tiempo podemos tener dos copias. Debe definirse una fecha clara a partir de la cual Microsoft 365 se convierta en el sistema de trabajo y Google quede en modo de transición o únicamente como referencia hasta su retirada.

Google Chat y Google Meet frente a Microsoft Teams

Esta parte merece separarse de Gmail y Drive. Teams no es simplemente “el Google Meet de Microsoft”. Integra: chat, reuniones, equipos, canales, aplicaciones, SharePoint, OneDrive y Microsoft 365 Groups.

No diseñamos una migración suponiendo una copia 1:1

El histórico de Google Chat, espacios, reuniones y elementos relacionados debe analizarse separadamente si existe un requisito explícito de conservación. En muchos proyectos, la transición consiste principalmente en:

La decisión sobre migrar histórico, archivarlo o comenzar una nueva etapa en Teams debe formar parte del alcance y no darse por supuesta.

Dominio corporativo y DNS

Uno de los momentos más visibles de la migración es cuando el correo deja de entrar en Google y empieza a llegar a Exchange Online. El dominio puede verificarse previamente en Microsoft 365 sin cambiar inmediatamente el flujo de correo. MX. Durante el cutover, el registro MX debe dirigir los nuevos mensajes hacia Exchange Online cuando el entorno destino esté preparado.

SPF. SPF deberá reflejar Microsoft 365 y cualquier otra plataforma que continúe enviando legítimamente correo con el dominio. DKIM. Se preparará la firma de mensajes desde Microsoft 365 para los dominios correspondientes. DMARC. Debe revisarse conjuntamente con SPF y DKIM. No recomendamos endurecer bruscamente una política DMARC sin haber validado primero todas las fuentes legítimas de correo. Autodiscover. Después del cambio, Outlook utilizará la infraestructura Exchange Online para localizar correctamente el buzón.

Aplicaciones conectadas a Google Workspace

Una empresa puede trasladar correctamente Gmail y Drive y seguir teniendo una incidencia grave porque una aplicación utilizaba Google para autenticarse. Sign in with Google. Las aplicaciones que utilizan Google como Identity Provider pueden necesitar migrarse hacia Microsoft Entra ID o mantener temporalmente el acceso Google. OAuth y APIs. Es necesario identificar aplicaciones con: OAuth, Google APIs, service accounts, domain-wide delegation o integraciones desarrolladas internamente.

Correo aplicativo. Sistemas que actualmente envían a través de Gmail o Google SMTP pueden necesitar otro método en Microsoft 365.

Seguridad durante la transición

El tenant Microsoft 365 debe estar preparado antes de que los usuarios comiencen a trabajar en producción. MFA. La autenticación multifactor debería formar parte del diseño inicial. Además, Microsoft aplica MFA sobre sus herramientas y portales administrativos, por lo que las cuentas de administración deben estar preparadas para ello. Security Defaults o Conditional Access. La solución dependerá del licenciamiento y de la granularidad necesaria.

Cuando utilizamos Conditional Access, recomendamos pilotar las políticas antes de aplicarlas masivamente. Permisos temporales de migración. Las aplicaciones utilizadas para acceder a Google y Microsoft pueden requerir permisos significativos. Estos consentimientos deben: documentarse, limitarse cuando sea posible y revisarse al terminar el proyecto.

Licenciamiento de Microsoft 365

No debería comprarse el mismo plan para todos los usuarios de forma automática. Primero se definen los perfiles.

Periodo de convivencia. Durante la transición puede existir un periodo donde la organización siga pagando licencias Google Workspace mientras los usuarios ya disponen también de licencias Microsoft. Ese coste temporal debe incluirse en la planificación.

¿Microsoft nativo o herramienta especializada?

Las herramientas nativas Microsoft cubren actualmente una parte importante de una migración Google Workspace. Para muchos proyectos pueden ser suficientes.

Cuándo puede interesar una plataforma especializada. Podemos evaluar herramientas de terceros cuando necesitamos: otro modelo de reporting, más workloads desde una única consola, diferentes capacidades de coexistencia, tratamiento de elementos no cubiertos por Microsoft o una estrategia operativa distinta. Herramientas que pueden evaluarse.

La elección definitiva debería realizarse después del assessment y, para los elementos críticos, confirmarse durante el piloto.

Fases recomendadas de una migración Google Workspace → Microsoft 365

1. Discovery. Inventariamos usuarios, Gmail, Calendar, Contacts, Drive, Shared Drives, grupos, aplicaciones y dominios. 2. Diseño del destino. Definimos qué información irá a Exchange Online, OneDrive, SharePoint y Teams. 3. Identidad. Preparamos usuarios, UPN, grupos y licencias. Cuando el escenario cumple los requisitos actuales podemos evaluar Google Identity Sync. 4. Seguridad base. Configuramos las medidas acordadas de MFA, administración y acceso antes de incorporar usuarios.

5. Herramientas. Conectamos Google y Microsoft, concedemos permisos y configuramos mappings. 6. Assessment técnico. Ejecutamos scans disponibles y analizamos errores potenciales. 7. Piloto. Migramos usuarios y Drives representativos. 8. Premigración. Cuando la herramienta lo permite, trasladamos datos con antelación. 9. Sincronización final. Procesamos los cambios producidos desde la primera carga. 10. Cutover. Cambiamos el routing de correo y ponemos Microsoft 365 como entorno de trabajo.

11. Validación. Comprobamos correo, calendario, contactos, documentos y permisos. 12. Hypercare. Atendemos incidencias relacionadas con la transición y terminamos de estabilizar el nuevo entorno.

Qué debería incluir el piloto

Un piloto debería buscar problemas, no evitarlos.

Resultado esperado. Después del piloto deberíamos conocer: velocidad real, errores, limitaciones, cambios para usuarios y tareas manuales necesarias.

Cutover: cuándo Microsoft 365 se convierte en producción

El cambio final debe estar documentado.

Google no debería desaparecer inmediatamente. Incluso después del cambio de MX puede ser recomendable mantener temporalmente el entorno origen de forma controlada mientras comprobamos que no quedan datos o procesos pendientes. La fecha de retirada definitiva debería formar parte del plan.

Cómo validar que la migración ha terminado correctamente

Una pantalla verde en la herramienta es únicamente una parte de la validación.

Hay que revisar los informes de Migration Manager. Un job puede aparecer como completado aunque contenga archivos individuales no soportados. Por eso revisamos errores, exclusiones y elementos que requieren tratamiento adicional antes de considerar aceptada la migración documental.

El cambio que realmente verá el usuario

Para el usuario, la migración no es un proyecto de APIs. Es pasar de:

La formación debería centrarse en esas diferencias. Especialmente: cómo iniciar sesión, cómo usar Outlook, dónde guardar documentos, diferencia entre OneDrive y SharePoint, cómo compartir archivos y cómo utilizar Teams. No es necesario enseñar todas las funciones de Microsoft 365 antes del primer día.

Outlook, móviles y dispositivos

El proyecto de migración cloud y la configuración individual de los puestos de trabajo deben distinguirse. Después del cutover, determinados usuarios pueden necesitar instalar aplicaciones Microsoft, autenticarse en Outlook o volver a configurar aplicaciones móviles. En Kloudeal podemos facilitar procedimientos y coordinarnos con el departamento de TI del cliente, pero la intervención individual sobre cada ordenador o teléfono no debe darse por incluida salvo que figure expresamente en el alcance.

Cuánto tarda una migración Google Workspace → Microsoft 365

No puede calcularse correctamente utilizando únicamente el número de usuarios.

El assessment permite preparar una primera estimación y el piloto ayuda a convertirla en un calendario más realista.

Qué determina el precio de la migración

Dos empresas con 100 usuarios pueden tener proyectos completamente diferentes.

No recomendamos calcular el proyecto utilizando una única tarifa por usuario sin conocer al menos estos elementos.

Errores frecuentes al migrar desde Google Workspace

Checklist antes de migrar Google Workspace a Microsoft 365

Preguntas frecuentes sobre migrar Google Workspace a Microsoft 365

¿Todo el contenido de Drive debe ir a OneDrive?

No. El destino debe responder a la propiedad y al uso de la información. El contenido personal y la documentación de un departamento pueden necesitar ubicaciones y gobierno distintos. Antes de copiar conviene decidir responsables, permisos y estructura, evitando que información compartida por un equipo quede dependiendo de una sola cuenta personal.

¿Los documentos de Google mantienen todas sus funciones al convertirse?

La compatibilidad debe probarse con los documentos que realmente utiliza la empresa. Fórmulas, vínculos, automatizaciones y otros elementos pueden requerir adaptación. El piloto registra las diferencias y la solución aceptada. Que el archivo se pueda abrir en destino no demuestra que el proceso que dependía de él siga produciendo el resultado previsto.

¿Qué hay que revisar en las cuentas antes de migrar?

Se relacionan usuarios de origen y destino, direcciones, grupos y accesos a aplicaciones. Si ya hay cuentas en Microsoft 365, se comprueba cuál debe continuar utilizando cada persona. Esa correspondencia es necesaria para conservar los permisos previstos y para evitar duplicados que después compliquen el acceso o la administración.

¿Cuándo se puede cambiar la recepción del correo a Microsoft 365?

Cuando estén preparados los destinatarios, el acceso de los usuarios y las pruebas de correo y autenticación del dominio. El plan debe definir también cómo se recoge la información que cambie durante la transición. La decisión se apoya en el piloto y en la lista de condiciones de corte, no solo en el porcentaje de mensajes copiados.

Recomendaciones finales: migrar Google Workspace a Microsoft 365 es traducir una plataforma a otra

Una migración de Google Workspace a Microsoft 365 no debería plantearse como una sustitución automática de productos. Gmail y Exchange Online organizan el correo de forma diferente. Google Calendar y Exchange tienen conceptos parecidos, pero no siempre comportamientos idénticos. Google Drive y SharePoint utilizan modelos diferentes de propiedad y permisos. Y Google Groups, Chat, Meet y las identidades necesitan una estrategia propia.

Las herramientas nativas de Microsoft han evolucionado considerablemente. Exchange Online permite migrar Gmail, calendario, contactos y reglas y dispone además de procedimientos específicos para delegados, permisos, salas, recursos y tareas. Migration Manager permite analizar Google Drive antes del cambio, realizar mappings de identidades, trasladar permisos, convertir Docs, Sheets y Slides y realizar sincronizaciones incrementales. También debemos conocer sus limitaciones: enlaces externos y colaboradores necesitan revisión, Google Sites y Maps no migran mediante esta herramienta y los archivos huérfanos deben localizarse previamente.

Google Identity Sync añade además una nueva posibilidad para preparar usuarios y grupos en Microsoft Entra ID en organizaciones que cumplen sus requisitos actuales. Por eso, una buena migración comienza diseñando el entorno destino. Primero decidimos qué información pertenece a Exchange Online, qué debe ir a OneDrive, qué debe organizarse en SharePoint, qué grupos necesitamos y cómo trabajarán los usuarios con Teams.

Después configuramos identidad y seguridad, ejecutamos discovery y assessment, probamos la tecnología con un piloto, realizamos las premigraciones posibles y coordinamos el cutover. El proyecto termina cuando los usuarios pueden entrar en Microsoft 365, utilizar Outlook, encontrar sus reuniones, acceder a sus documentos, colaborar con sus equipos y continuar los procesos de negocio que realmente necesitan.

Documentación oficial recomendada

Visión general de Google Workspace → Microsoft 365.

• Microsoft – Switch from Google Workspace to Microsoft 365 for Business
• Microsoft – Consolidated Google Workspace Migration

Gmail, calendarios y contactos.

• Microsoft – Automated Google Workspace Migration
• Microsoft – Automated Google Workspace Batch Migration Overview
• Microsoft – Google Workspace Migration Prerequisites
• Microsoft – Simplified Gmail Migration

Permisos, delegados, salas, recursos y tareas.

• Microsoft – Migration of Permissions, Delegates, Rooms, Resources and Tasks

Google Drive → OneDrive / SharePoint.

• Microsoft – Migrate Google Workspace with Migration Manager
• Microsoft – Migrate Google Files to Microsoft 365
• Microsoft – Migration Manager Google FAQs
• Microsoft – Unsupported Files in Migration Manager

Identidad.

• Microsoft – Google Identity Sync
• Microsoft – Microsoft Entra ID

Correo y DNS.

• Microsoft – Configure SPF
• Microsoft – Configure DKIM
• Microsoft – Configure DMARC